Gestione Acquisti e Logistica

La SC Gestione acquisti e logistica presidia le seguenti fasi dei procedimenti di acquisizione di beni e servizi: 

• programmazione 
• scelta del contraente 
• esecuzione dei contratti 

PROGRAMMAZIONE

Ferma restando la programmazione delle attività di competenza del soggetto aggregatore regionale ARIA Spa, la SC Gestione Acquisti e Logistica, di concerto con i pari ruolo dell’aggregazione Unione ASST: ATS Bergamo – Brescia – Valpadana di cui fa parte, aggiorna periodicamente la propria programmazione delle procedure di acquisto di beni e servizi e, tenuto conto della pianificazione dei fabbisogni e degli acquisti a livello regionale, individua quelle saranno gestite direttamente da ARIA Spa e, in subordine, quelle in aggregazione con le altre ASST ed infine quelle in autonomia. 

Nell’espletamento  dell’attività  di  programmazione  la  SC  Gestione  Acquisti  e  Logistica  riveste carattere trasversale e funge da raccordo con la Direzione Aziendale, valutando sotto il profilo dell’appropriatezza, dell’adeguatezza e della priorità le richieste di approvvigionamento provenienti dai settori interni, onde consentire una coerente redazione della programmazione pluriennale degli acquisti (pianificazione degli acquisti del Settore, previsione consumi, elenco prodotti e allocazione delle risorse) ed il superamento delle criticità legate alla frammentazione degli affidamenti, il ricorso alle proroghe e alle procedure negoziate per motivi di urgenza. 

SCELTA DEL CONTRAENTE

A valle della programmazione, la SC Gestione Acquisti e Logistica gestisce le procedure di scelta del fornitore di beni e servizi nel rispetto delle competenze confermate dalle normative nazionali e regionali esegue le attività di propria competenza e assicura lo svolgimento delle attività istituzionali di approvvigionamento aggregato di beni e servizi nel proprio ambito territoriale di riferimento. 

Un ruolo prioritario nel ciclo degli acquisti è riservato alla Centrale di Committenza Aria Spa, a seguire, previa valutazione del rapporto costi – benefici, l’acquisto può avvenire tramite adesione alle convenzioni attivate dal soggetto aggregatore nazionale CONSIP Spa o mediante avvio del percorso di aggregazione consortile con tutte le Aziende afferenti all’Unione ASST: ATS Bergamo - ATS Brescia- ATS Valpadana, valutando le nuove procedure di gara in forma aggregata già programmate e da esperire e non rientranti nel perimetro di competenza dei Soggetti Aggregatori. Infine, spetta alla SC Gestione Acquisti e Logistica quale momento conclusivo del processo di approvvigionamento e tenuto conto degli ambiti residuali di autonomia, di procedere autonomamente all’acquisizione di beni e all’affidamento dei servizi non trattati dai citati soggetti aggregatori. 

La gestione di i tutte le procedure autonome mediante ricorso ai mercati elettronici e ai sistemi telematici per l’acquisizione di beni e servizi, passa attraverso la piattaforma telematica SINTEL. 

ESECUZIONE DEL CONTRATTO E ADEMPIMENTI CORRELATI

Avvalendosi della collaborazione dei responsabili utilizzatori dei beni e servizi acquisiti, a supporto del Responsabile procedimento, la SC Gestione Acquisti e logistica individua il Direttore dell’Esecuzione del contratto (DEC) per ciascun rapporto contrattuale che viene attivato. 

La SC Gestione Acquisti e Logistica collabora con i Responsabili delle articolazioni organizzative ospedaliere e territoriali e con i Direttori di Presidio; ne deriva una corresponsabilità nella conduzione del contratto.

Tale condivisione, in particolare, emerge in relazione al contenzioso, ai rinnovi, alle adesioni e ai rapporti con i fornitori. 

Nello specifico (e tenuto conto del contesto organizzativo aziendale sopra descritto) spettano alla SC “Gestione Acquisti e Logistica”: 

• L’individuazione e la programmazione dei fabbisogni dei beni e servizi di competenza. 
• I piani di acquisto annuali e pluriennali di approvvigionamento di beni e servizi anche all’interno di un aperiodica pianificazione regionale e di consorzio. 
• La programmazione e la pianificazione degli acquisti di tutti i beni e servizi, nonché, il numero delle procedure di gare che saranno gestite in aggregazione nel biennio/triennio successivo, a cui quest’Azienda partecipa sia come Capofila che come Aggregata. 
• La consulenza e il supporto nelle scelte dei Beni e Servizi da acquisire. 
• La valutazione complessiva delle politiche di acquisizione dei beni e servizi (Benchmarking), applicata ai processi organizzativi interni all’Azienda e negli ambiti aggregativi più complessi, sino a giungere al livello regionale. 
• Il programma biennale con gli aggiornamenti annuali degli acquisti di beni e servizi di importo unitario stimato superiore ad Euro 1.000.000,00=. 
• La predisposizione del programma biennale degli acquisti di beni e servizi ai sensi dell’art. 

21  del  D.  Lgs.  50/2016  così  come  modificato  dal  D.  Lgs.  57/2017,  nel  rispetto  dei documenti programmatori e in coerenza con il bilancio, mediante l’inserimento di tutti gli acquisti noti di importo pari o superiore ad Euro 40.000,00=. 

• La pianificazione e l’integrazione con il Soggetto Aggregatore (ARIA) per le categorie dei beni e servizi individuati dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del11.07.2018. 
• La gestione dell’intero processo di acquisizione dei beni e servizi in maniera sempre più efficace e lineare, anche attraverso le modalità di esercizio in una dimensione sovraziendale, ossia mediante i ricorsi alle acquisizioni in forma aggregata di beni e servizi, che si sono ulteriormente rafforzati, con una serie di interventi già ampiamente programmati e sperimentati all'interno delle unioni formalizzate di acquisto, in particolare dell’Unione ASST: ATS Bergamo- ATS Brescia- ATS Valpadana, e ritenuti funzionali a tale scopo. 
• L’evasione delle richieste di acquisto delle Unità richiedenti, con la messa in rete a livello aziendale dei percorsi appropriati sia in termini di riduzione della tempistica, che di efficienza del processo. 
• Il monitoraggio della spesa per i consumi e il supporto nella contabilità analitica e reportistica.

• Il soddisfacimento dei flussi informativi di pertinenza (ARIA, Osservatorio gare Web, Osservatorio Contratti, ecc.). 
• La   liquidazione   delle   fatture   limitatamente   all’acquisizione   dei   beni   economali   e all’affidamento dei Servizi gestiti in Outsourcing, come Pulizie, Lavanolo ecc. 
• La   liquidazione   delle   fatture   relative   all’acquisizione   delle   attrezzature   e   delle apparecchiature elettromedicali, dopo l'espletamento degli adempimenti di collaudo, da parte della SC Gestione Tecnico Patrimoniale. 
• L’effettuazione delle consultazioni preliminari di mercato e la manifestazioni di interesse. 
• La gestione dell’intero procedimento di acquisizione del bene e di affidamento del servizio dalla fase dell’indizione all’aggiudicazione e fino alla stipula del contratto con l’Operatore Economico l’aggiudicatario. 
• La gestione dell’intero procedimento (dall’indizione alla stipula del contratto con l’aggiudicatario) di scelta del contraente per quanto riguarda i lavori pubblici. 
• La redazione nei termini di legge del contratto d’appalto contenente l’oggetto, le condizioni di esecuzione del servizio, i prezzi, la durata, i pagamenti, i casi di inadempienza e la fidejussione prestata dall’Operatore Economico. 
• La stipulazione del contratto mediante scrittura privata in modalità Telematica Digitale, ai sensi del D.Lgs n.82 del 07.03.2005 e successive integrazioni e modificazioni (Codice dell’Amministrazione  Digitale),  previa  verifica  dei  documenti  comprovanti il  possesso  dei requisiti generali e specifici richiesti ex lege, nel rispetto dei termini previsti dall’art. n. 32, comma 8 e 9 del D.Lgs 50/2016. 
• Le verifiche ammnistrative sui contratti, inclusi i contratti di subappalto dei servizi di pertinenza. 
• La gestione dei controlli da effettuare sulle “garanzie definitive” prestate ex art. 103 D.lgs 50/2016  e  ss.mm.ii  dalle  ditte  aggiudicatarie  a  garanzia  della  corretta  esecuzione  dei contratti d'appalto per la fornitura di beni e servizi e l’esecuzione di lavori, anche al fine di prevenire rischi connessi all'accettazione di garanzie rilasciate da operatori non affidabili, che possono comportare difficoltà al momento dell'escussione. 

La SC Gestione Acquisti e Logistica gestisce anche il flusso dei materiali economali curando in particolare: 

• La gestione degli ordinativi di spesa. 
• La definizione dei livelli ottimali di scorte dei beni economali in relazione alla loro facilità di approvvigionamento e al consumo. 
• La gestione delle derrate alimentari e il relativo servizio di consegna presso le Cucine dei Presidi Ospedalieri.

• La costante rispondenza della quantità e della qualità del materiale alle attività aziendali. 
• La gestione dei beni mobili registrati. 
• La tenuta degli inventari dei beni mobili in coerenza con gli indirizzi regionali. 
• L'acquisizione e la presa in carico dei beni mobili donati. 
• La tenuta e l'impiego della cassa economale secondo il regolamento aziendale. 

Quanto alla Logistica: 

• gestione dei servizi generali (magazzini, cucine, dispense, mense, guardaroba, lavanderia, ecc.) 
• controllo delle attività in outsourcing delle imprese di logistica, relativamente a quelle svolte da quest’ultime all’interno dell’azienda e legate in senso lato ai servizi effettuati. 
• Svolge altresì un’interazione diretta con gli Operatori Economici ivi compresa la composizione di eventuali controversie; 
• Collabora con la Direzione Sanitaria e con il Servizio Dietetico nella progettazione, informatizzazione, implementazione ed elaborazione della prenotazione dei pasti consumati. 
• Collabora con il Dipartimento Funzionale di Prevenzione e supporta le organizzazioni nel rispetto delle norme igieniche (HACCP) e di sicurezza (L. 626) nella preparazione, fornitura e distribuzione dei pasti per degenti e dipendenti. 
• Tiene la contabilità dei costi di produzione e determina il valore della giornata alimentare, sulla base dei riscontri quali-quantitativi effettuati dalle Macrostrutture interessate. 
• Propone le determinazioni necessarie in materia di regolamentazione di accessi alla Mensa del personale. 
• Gestisce direttamente i rapporti con le Ditte fornitrici dei servizi appaltati, verificando, in collaborazione con la Direzione Sanitaria il rispetto delle procedure e dei protocolli concordati. 
• Gestisce l’intero parco automezzi dell’Azienda curandone in particolare la manutenzione e il controllo dello stato d’uso. 

Atti a rilevanza Esterna

• comunicazioni alla Ditta aggiudicataria, e alle Ditte partecipanti e a coloro la cui offerta sia stata esclusa, l’aggiudicazione della fornitura o del servizio oggetto del contratto, nonché in caso di gare aggregate con altre Aziende Sanitarie di cui quest’Azienda è Capofila l’esito della procedura con l’invito a recepire quanto aggiudicato in nome e per loro conto.

• richiesta alle ditte aggiudicatarie di gare dei dati relativi alla legge antimafia e relativo invio agli organi competenti. 
• La trasmissione all’Autorità di Vigilanza sui contratti pubblici dei dati on-line riguardanti tutte le procedure di aggiudicazione (procedure negoziate ed aperte relative a beni e servizi e lavori pubblici), nonché gli obblighi informativi sui contratti, la richiesta del CIG (Codice Identificativo Gara) con il successivo perfezionamento e rendicontazione dello stesso, la consultazione dei dati informativi concernenti i prezzi praticati a livello nazionale dei dispositivi medici occorrenti all’Azienda. 
• La tracciabilità dei flussi finanziari sui contratti di beni e servizi in essere, stipulati dall’Azienda. 
• La restituzione delle polizze fidejussorie. 
• La dichiarazione di esecuzione dei servizi e delle forniture. 
• Gli atti, i provvedimenti e le comunicazioni relative e conseguenti ai provvedimenti deliberativi e ai contratti. 
• I flussi informativi all’Osservatorio Contratti riguardanti le spese per i beni e servizi sanitari, in particolare le informazioni riferite ai dispositivi medici acquisiti da quest’Azienda. 
• L’analisi  preventiva  e  la  condivisione  con  l’Azienda  Regionale  per  l’Innovazione  e  gli Acquisti delle principali scelte strategiche in materia di acquisti di beni e servizi. 
• Le aggregazioni di acquisto: affiancamenti effettuati sotto diverse forme di cooperazione con le Aziende Sanitarie Lombarde (Aggregazione, adesione, collaborazioni, consensi etc). 
• Il ricorso alle convenzioni CONSIP Spa e alle procedure di acquisto di beni e servizi, mediante convenzioni attivate dall’Azienda Regionale Acquisti per l’Innovazione e gli Acquisti. 
• Il ricorso alla piattaforma Informatica regionale SINTEL nell’acquisizione di beni e servizi e Lavori Pubblici. 
• Le cessioni di ramo di Azienda, le ristrutturazioni societarie, le rilevazioni, le fusioni e le scissioni, nei contratti in atto con quest’Azienda, da parte delle Ditte aggiudicatarie. 
• Le acquisizioni in affidamento diretto di beni e servizi di competenza, con la richiesta di offerta (RDO) tramite la piattaforma SINTEL alle Ditte registrate qualora l'importo della spesa non sia superiore ad Euro 40.000= IVA esclusa.