Principi inerenti l'amministrazione dell'azienda

Tenuta della contabilità

Il sistema della contabilità Aziendale deve garantire la registrazione di ogni operazione di natura economico finanziaria, nel rispetto dei principi, dei criteri e delle modalità di redazione e tenuta della contabilità dettate dalle norme generali e speciali in materia di contabilità pubblica.

In particolare, i Destinatari coinvolti in procedure che comportino l’adozione di provvedimenti o anche di meri atti necessari o rilevanti ai fini della tenuta della contabilità devono adoperarsi affinché gli atti stessi sono formalmente verificabile e nei contenuti coerenti e congrui rispetto all’azione intrapresa.

Al fine di improntare la redazione della documentazione contabile al rispetto dei requisiti di veridicità, accessibilità e completezza del dato registrato, ogni operazione deve consentirne la riconducibilità al provvedimento deliberativo, alla determinazione dirigenziale ovvero all’atto patrizio dai quali è derivata l’operazione stessa, garantendone, nel contempo, la conservazione in appositi archivi cartacei o informatici. Deve perciò essere assicurata:

L’agevole individuazione delle motivazioni sottese al provvedimento di spesa intrapreso;
La ricostruzione del procedimento formale che ha originato l’operazione,compresi gli atti endoprocedimentali che hanno condizionato la decisione finale, così da individuare i ruoli e le responsabilità dei diversi Destinatari intervenuti nel suo svolgimento;
La corrispondenza di ciascuna registrazione con la documentazione di supporto che i Destinatari incaricati sono tenuti a conservare.

Destinatari, indipendentemente dall’incarico ricoperto o dalla funzione espletata – qualora vengano a conoscenza di omissioni, falsificazioni o inesattezze nelle registrazioni contabili o negli atti a questa riconducibili, sono tenuti ad informare tempestivamente la Direzione Amministrativa, nonché il Comitato di Valutazione.

Controlli

Le procedure di verifica e controllo interno, preordinate al riscontro della conformità degli adempimenti contabili e fiscali alla normativa generale e speciale vigente in materia ed alle direttive interne dell’Azienda, sono costituite dal complesso delle Attività finalizzate ad accertare, nelle fasi di svolgimento procedurale e decisorie, i rischi patrimoniali ai quali l’Azienda è esposta e ad adottare idonee iniziative dirette al loro condimento.

I Destinatari sono chiamati al rispetto degli specifici regolamenti o comunque degli atti provvedimentali adottati dall’azienda e diretti a disciplinare ed attuare il sistema di controllo interno finalizzato:

all’accertamento della conformità formale dell’Attività nonché della sottesa efficienza, efficacia ed economicità dei diversi procedimenti che hanno condottola suo svolgimento;
alla verifica della correttezza di tutti gli atti di rilevanza contabile orientati alla conservazione del patrimonio Aziendale ovvero al suo corretto impiego;
alla verifica del corrente e finalizzato impiego dei beni aziendali, siano essi materiali o immateriali, coerentemente all’interesse dell’Azienda;
alla conservazione dell’integrità patrimoniale aziendale.

Ai Destinatari responsabili del procedimento, al Collegio Sindacale ed al CdV è garantito libero accesso ai dati, alla documentazione ed a qualsiasi informazione utile allo svolgimento dell’attività di controllo interno e revisione contabile.

Rapporti con gli organismi di controllo interni ed esterni

I Destinatari sono tenuti ad osservare le determinazioni assunte dall’organo di revisione interna, nonché le disposizioni dettate dalle Autorità regolatrici esterne nelle materie e per le funzioni da essa esercitate, nel rispetto della normativa vigente e nei settori connessi con la propria attività (ad esempio, l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, l’Autorità per l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione, le Direttive impartite dalla Ragioneria Generale dello Stato, l’EMEA etc.).

I Destinatari si impegnano ad ottemperare ad ogni richiesta degli organismi di cui al punto 4.3.1. e, in occasione di verifiche ed ispezioni da parte delle Autorità pubbliche competenti, devono adottare un atteggiamento di massima disponibilità e massima collaborazione nei confronti degli Organi ispettivi di controllo.

Al fine di impedire situazioni di conflitto d’interessi e garantire la massima trasparenza, nello svolgimento delle attività ispettive l’Azienda provvede ad invidiare al proprio interno specifici Destinatari titolati ad intrattenere rapporti con gli Organi di controllo di cui al punto 4.3.1..

Rapporti con il Comitato di Valutazione 4.4.1.

I Destinatari, al fine di garantire la corretta applicazione del Codice Etico , improntano il proprio agire alla piena collaborazione con il Comitato di Valutazione(CdV), assumendo quelle autonome iniziative necessarie affinché l’Organismo espleti efficacemente le funzioni ad esso attribuite dal Codice Etico e dal Regolamento del CdV, che costituisce parte integrante del Codice medesimo.

Il CdV si avvale della collaborazione attiva e passiva dei Destinatari al fine di svolgere le proprie funzioni di controllo interno e di promozione delle norme etiche, operando in piena autonomia ed agendo attraverso l’esercizio di poteri di verifica, decisione, promozione, partecipazione e consultazione.

Nello svolgimento di tali attività, deputate al controllo circa l’attuazione del presente Codice Etico e la sua efficacia mediante aggiornamento periodico, il CdV potrà avere libero accesso a tutta la documentazione ritenuta utile.

Eventuali dubbi circa l’interpretazione e/o l’applicazione del presente Codice Etico devono essere tempestivamente segnalati al CdV dai Destinatari.

Rapporti con gli enti pubblici

Al fine di garantire la massima trasparenza nei rapporti intercorrenti con gli Enti rappresentativi degli interessi generali e con altre Aziende Pubbliche, l’Azienda individua, oltre al proprio legale rappresentante, i Destinatari autorizzati a rapportarsi con tali Organismi, nel rispetto dei principi dettati dal presente Codice Etico.

Nei rapporti con gli Organismi di cui al punto 4.5.1. dovranno essere impiegate le forme di comunicazione previste dalle specifiche disposizioni di settore, tali da impedire ogni discriminazione nei rapporti con gli interlocutori istituzionali e prevenire la realizzazione di condotte illecite idonee a ledere l’imparzialità ed il buon andamento della Pubblica Amministrazione.

I Destinatari autorizzati a rapportarsi con gli Organismi di cui al punto 4.5.1 non devono per nessuna ragione porre in essere atteggiamenti volti ad influenzare impropriamente le decisioni dei Pubblici Ufficiali o degli Incaricati di Pubblico Servizio che rappresentano e impegnano verso l’esterno gli Organismi medesimi.